Kağıt Formlardan Veri Nasıl Otomatik Olarak Çıkarılır

Doldurulmuş her kağıt form, yazılmayı bekleyen küçük bir veritabanı kaydıdır. Yoklama listeleri, hasta kabul formları, denetim kontrol listeleri, geri bildirim kartları - kuruluşunuzdaki biri muhtemelen şu anda bir elektronik tabloya yeniden yazıyordur. Bu kılavuz, kağıt formlardan verilerin otomatik olarak nasıl çıkarılacağını gösterir: her tür yanıtı hangi teknolojinin okuduğu, sınav notlandırmasının ötesindeki gerçek kullanım durumları ve bir telefon veya ofis tarayıcısından başka bir şey olmadan kağıt formların Excel'e nasıl dönüştürüleceği.

Manuel Veri Girişinin Gizli Maliyeti

Manuel veri girişi ucuz görünür çünkü mevcut işlerin içinde saklanır. Bir öğretmen dersten sonra yoklama toplar, bir resepsiyonist hastalar arasında kabul formlarını yeniden yazar, bir saha amiri Cuma öğleden sonra kontrol listesi sonuçlarını bir rapora kopyalar. Kimse bunun için bir bütçe kalemi görmez, ancak maliyet gerçektir:

• Yavaştır ve ölçeklenmez: form sayısını ikiye katlamak yazma süresini ikiye katlar ve büyük bir anket veya etkinlik bir ekibi günlerce meşgul edebilir.
• Hatalara açıktır: yazım hataları, atlanan satırlar ve yanlış okunan el yazıları kayıtlarınıza sessizce sızar ve sayılar tutmamaya başlayana kadar nadiren fark edersiniz.
• Nitelikli zamanı boşa harcar: öğretmek, hastaları tedavi etmek veya denetimler yapmak için işe alınan personel, bir bilgisayarın saniyeler içinde bitirdiği büro işlerini yapmak zorunda kalır.
• Kararları geciktirir: aynı öğleden sonra elimizde olabilecek sonuçlar, harekete geçme anı geçtikten sonra günler veya haftalar sonra gelir.

Kağıt form veri çıkarma yazılımı bu darboğazı ortadan kaldırır. Form düzenini bir kez tanımlar, doldurulmuş sayfaları toplu olarak tararsınız ve yazılım her işareti, metin alanını ve barkodu, dışa aktarabileceğiniz veya sorgulayabileceğiniz yapılandırılmış satırlara okur.

Bir Kağıt Formdaki Dört Veri Türü

Çoğu kağıt form dört tür bilgiyi karıştırır ve her biri farklı bir tanıma teknolojisiyle okunur. Kabarcıklar ve onay kutuları optik işaret tanıma tarafından işlenir - işaret algılamanın nasıl çalıştığının tam teknik hikayesini istiyorsanız, rehberimizi okuyun optik işaret tanımanın ne olduğu ve nasıl çalıştığı. Diğer üç veri türü kendi motorlarına ihtiyaç duyar ve iyi bir form tarayıcı dördünü aynı sayfada birleştirir:

FormRead, taranan her sayfada dört motoru da çalıştırır, böylece tek bir giriş formu tek geçişte onay kutusu cevapları, basılı bir hasta kimliği, el yazısı bir yorum ve bir QR kodu sağlayabilir.

Sınav Notlandırmanın Ötesinde Gerçek Dünya Kullanım Örnekleri

Kabarcık sayfa sınav notlandırması klasik örnektir, ancak insanların sabit basılı bir düzeni doldurduğu herhangi bir iş akışı aynı şekilde dijitalleştirilebilir.

Okullar ve eğitimler için yoklama çizelgeleri

Bir yoklama çizelgesi tarayıcı, günlük giriş ritüelini veriye dönüştürür. Öğrenci başına ve oturum başına bir onay kutusu veya kabarcık içeren bir liste yazdırın, çizelgeleri toplayın ve tüm haftayı tek seferde tarayın. Kağıt dolu bir çekmece yerine öğrenci başına katılım oranlarını bir elektronik tabloda alırsınız - özellikle katılımı sertifika verenlere veya fon sağlayıcılara raporlaması gereken eğitim sağlayıcıları için kullanışlıdır.

Hasta kabul ve onam formları

Klinikler hala hastalara bir pano uzatır ve bu sorun değil - ön büroda kağıt hızlıdır. Bir hasta kabul formu tarayıcı, işaretlenmiş semptomları, basılı poliçe numaralarını ve el yazısı alanlarını yapılandırılmış kayıtlara okur, böylece personel yeniden yazmak yerine doğrular. Sağlık bilgileri hassas olduğu için, FormRead gizlilik bilincine sahip kullanım için tasarlanmıştır: taramalarınız ve sonuçlarınız hesabınızda kalır ve istediğiniz zaman silebilirsiniz.

Güvenlik ve denetim kontrol listeleri

Araç çevre kontrolleri, ekipman denetimleri ve saha güvenlik turları genellikle panolarda tutulur çünkü tabletler kırılır, pili biter veya işe uymaz. Tamamlanan kontrol listelerini taramak, tarihler ve varlık barkodları eklenmiş olarak her geçme, kalma ve denetçi yorumunun aranabilir bir kaydını verir - ekiplerin sahada çalışma şeklini değiştirmeden.

Etkinlik kayıt ve geri bildirim formları

Kağıt geri bildirim kartları, canlı etkinliklerde takip e-postasından çok daha iyi yanıt oranları alır. Değerlendirme baloncukları ve yorum satırı olan kartlar dağıtın, kapıda toplayın ve mekân temizlenmeden bile önce toplanmış memnuniyet puanları ve yapay zeka tarafından yazıya dökülmüş yorumlar elde edin.

Saha araştırması ve veri toplama

Hanehalkı anketleri veya ekolojik gözlemler yürüten araştırmacılar genellikle bağlantının güvenilmez olduğu ve cihazların yük oluşturduğu yerlerde çalışır. Kağıt araçlar ucuzdur, şarja ihtiyaç duymaz ve asla oturum kaybetmez. Sonrasında toplu olarak taramak, yanıtları haftalarca çift giriş yapmadan analize hazır CSV dosyalarına dönüştürür.

İş Akışı: Kağıt Yığınından Elektronik Tabloya

FormRead ile kağıt formları dijitalleştirmek, kullanım durumundan bağımsız olarak aynı dört adımı izler:

1. 1

   Form şablonunu bir kez yeniden oluşturun

   Sürükle ve bırak düzenleyiciyi açın ve formunuzdaki her alanın nerede olduğunu işaretleyin - baloncuk grupları, onay kutuları, metin alanları, el yazısı alanları ve barkodlar. Mevcut bir formu yeniden oluşturabilir veya sıfırdan yeni bir tane tasarlayabilirsiniz. Bu şablon gelecekteki her parti için tekrar kullanılır.

2. 2

   Doldurulan formları toplu olarak tarayın

   Sayfaları telefonla fotoğraflayın veya herhangi bir ofis tarayıcısından geçirin, ardından görüntüleri birlikte yükleyin. Köşe bağlantı işaretleri, yazılımın her sayfayı otomatik olarak hizalamasını sağlar, hafif eğik fotoğraflarda bile.

3. 3

   QA ekranında gözden geçirin

   Belirsiz işaretlere ve el yazısı transkripsiyonlarına odaklanarak, çıkarılan değerleri orijinal görüntülere karşı nokta kontrolü yapın. Burası, otomasyon artı insan gözünün hem salt manuel girişi hem de kör otomasyonu yendiği yerdir.

4. 4

   Dışa aktar veya entegre et

   Sonuçları Excel veya CSV olarak indirin veya REST API aracılığıyla kendi sisteminize çekerek verinin doğrudan veritabanınıza, LMS'nize veya EHR bitişik araçlarınıza ulaşmasını sağlayın.

Web Uygulaması mı yoksa API mi: Hangisini Kullanmalısınız?

Web uygulaması, bir kişinin dahil olduğu durumlar için doğru seçimdir: bir öğretmen bir yığın kağıt tararken, ofis yöneticisi bu haftanın başvuru formlarını dijitalleştirirken. Her şey - şablon düzenleyici, toplu yükleme, kalite kontrol incelemesi, dışa aktarma - hiçbir şey yüklemeye gerek kalmadan tarayıcıda gerçekleşir.

API, kağıt form veri çıkarma işlemi bir ürünün veya otomatik bir iş akışının parçası olduğunda doğru seçimdir. İki entegrasyon stili vardır: yapabilirsiniz form düzenleyiciyi ve tarayıcıyı iframe aracılığıyla kendi uygulamanıza gömebilirsiniz böylece kullanıcılarınız ürününüzden ayrılmadan formları tasarlar ve tarar veya tamamen sunucu taraflı çalışabilir ve taranan görüntüleri işleme API'sine POST edebilirsiniz ve yapılandırılmış JSON yanıtı alabilirsiniz - hiçbir tarayıcı gerekmez, yüksek hacim için toplu iş uç noktalarıyla.

Alternatiflerle Karşılaştırması

Veri giriş personeli işe almak

Dış kaynaklı veya şirket içi veri girişi işe yarar, ancak maliyet hacimle birlikte sürekli doğrusal olarak artar, geri dönüş süresi günlerle ölçülür ve kalite kontrolü çift giriş için iki kat ödeme yapmak anlamına gelir. Yazılım bir partiyi dakikalar içinde sabit bir maliyetle işler ve kalite kontrol adımı size ikinci bir yazıcı olmadan doğruluk kontrolü sağlar.

Genel belge OCR araçları

Docparser gibi araçlar, hedefledikleri konuda gerçekten iyidir: faturalar, satın alma siparişleri ve sözleşmeler gibi daktilo edilmiş belgelerden metin ve tablo verilerini çıkarmak. Ancak makine baskılı metin üzerine kurulmuşlardır. Doldurulmuş baloncuklar, işaretlenmiş onay kutuları ve sabit bir form düzenindeki dağınık el yazısı farklı bir sorundur - OMR, şablon hizalama ve yapay zeka el yazısı transkripsiyonu gerektiren bir sorun. Belgeleriniz daktilo ile yazılmışsa, bir belge ayrıştırıcı iyi bir seçimdir; eğer insanlar bunları bir kalemle doldurduysa, işaretler ve el yazısı için oluşturulmuş bir form tarayıcı istersiniz.

Sonuç

Kağıt ortadan kalkmıyor - bir oda dolusu insandan cevap toplamanın hala en hızlı, en ucuz ve en güvenilir yoludur. Ortadan kalkabilecek şey yazma işlemidir. İşaretler için OMR, baskı için OCR, el yazısı için yapay zeka ve kimlikler için barkod okuma sayesinde, kağıt formları dolduruldukları gün dijitalleştirebilir ve zamanınızı transkripsiyon yerine sonuçlarla geçirebilirsiniz.

Kağıt Form Veri Çıkarma Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

FormRead kağıt formlardaki el yazısını okuyabilir mi?

Evet. FormRead, ad ve tarihlerden açık uçlu yanıtlara kadar el yazısı alanlarını yazıya dökmek için yapay zeka destekli ICR kullanır. El yazısı tanıma, kabarcık okumaya göre daha az öngörülebilirdir, bu nedenle dışa aktarmadan önce transkripsiyonları QA inceleme adımında kontrol etmenizi öneririz.

Kağıt formlardan veri çıkarmak için özel bir tarayıcıya veya tescilli formlara ihtiyacım var mı?

Hayır. FormRead, herhangi bir akıllı telefonla çekilen fotoğraflarla veya normal bir ofis tarayıcısından gelen görüntülerle çalışır ve standart kağıda yazdırılmış, ücretsiz şablon düzenleyicisinde kendi tasarladığınız formları okur.

Otomatik kağıt form veri çıkarma ne kadar doğrudur?

Formlar net basıldığında ve iyi aydınlatmayla tarandığında, kabarcık ve onay kutuları için işaret tanıma oldukça doğrudur. OCR ve el yazısı doğruluğu baskı ve yazma kalitesine bağlıdır, bu nedenle FormRead, dışa aktarmadan önce belirsiz alanları orijinal görüntüye göre doğrulayabilmeniz için bir QA inceleme ekranı içerir.

Kağıt formları Excel veya CSV'ye dönüştürebilir miyim?

Evet. Bir partiyi işledikten sonra tüm sonuçları Excel veya CSV dosyası olarak indirebilir veya kendi veritabanınıza veya uygulamanıza beslemek için REST API aracılığıyla programlı olarak alabilirsiniz.

Taranan formlarımdaki veriler gizli mi?

Formlarınız ve sonuçlarınız size aittir. FormRead, hasta giriş formları gibi hassas belgelerin gizlilik bilincine uygun şekilde işlenmesi için tasarlanmıştır ve yüklenen görüntülerinizi ve çıkarılan verilerinizi hesabınızdan istediğiniz zaman silebilirsiniz.

Aynı anda birçok formu işleyebilir miyim?

Evet. Toplu iş modu, bir şablona karşı tüm taranmış sayfaları yüklemenize ve web uygulamasında birlikte işlemenize olanak tanır ve sunucu tarafı API, otomatik yüksek hacimli işlem hatları için toplu istekleri destekler.